Það er engin ástæða til að bíða eftir lokahönnun áður en tekið er til við að yfirfara og undirbúa efni fyrir nýja vefinn. Þetta á við um alla vefi, en sérstaklega efnismikla vefi, hvort sem um texta eða myndefni er að ræða.

Það er alltof algengt að vinna við fullhönnun og forritun tefst af því ekki hefur verið hugsað fyrir efninu nógu snemma. Það tefur framvindu verksins og er kostnaðarsamt fyrir alla.

Hér förum við yfir helstu þætti til að hafa í huga þegar vefefni er útbúið og/eða yfirfarið fyrir nýjan vef.

Verkefnastjórnun: Smíði nýs vefs er stórt verkefni sem útheimtir talsverða verkefnastjórnun. Settu niður áætlun og tímalínu. Stórar vörður verkefnisins og tímalína liggur fyrir í verkefnisáætlun vefstofunnar, en efnisundirbúningur er innanhússverkefni þitt sem halda þarf sérstaklega utan um. 

Hafðu í huga að áætlun stofunnar gerir ráð fyrir að verkið stoppi ekki vegna innanhússferla, leyfa starfsmanna og hægrar efnisvinnu.

Virkjaðu eigendur efnis strax: Finndu eigendur efnisins - þá sem þurfa að samþykkja innihald efnis og framsetningu þess. Virkjaðu þá snemma í ferlinu og útskýrðu hvaða vinna er framundan. 

Mikilvæga eigendur, til dæmis yfirmenn vöru-, markaðs- og sölusviða, þarf að virkja strax við smíði prótótýpu lausnarinnar.

Myndefni þarft að vera klárt: Myndir, vídeó, önnur grafík er gríðarlega mikilvæg fyrir hönnun og heildarásýnd vefsins. Ef starfsemin þín býður upp á möguleika á frumlegu eða áhugaverðu myndefni er mikilvægt að huga að því strax í upphafi. 

• Er myndefni klárt eða þarf að útbúa nýtt?
• Byggir nýr vefur á endurhönnun vörumerkis eða nýjum hönnunarstaðli? 
• Hvaða myndræn element, liti og letur, hafa hönnuðir stofunnar til að vinna með? 

Gróflega eru tvær leiðir til að vinna efni fyrir nýjan vef; annars vegar að endurnýta efni og færa yfir - hins vegar að byrja með tóman striga.

Þegar um er að ræða starfsemi sem er ekki ný af nálinni og engin sérstök uppstokkun í gangi, er algengast og eðlilegt að nýta efni af eldri vef. Þar liggur hugmyndavinna sem þegar hefur verið fjárfest í. 

Ekki má vanmeta vinnu við þann yfirflutning, enda þarf alltaf að uppfæra efnið að einhverju leyti. Auk þess kallar nýr vefur langoftast á einhvers konar endurskipulagningu og breytingar á veftré, sem þarf að taka tillit til.

Ef efnið er krítískt og verður að færa yfir óbreytt þarf það að koma fram snemma í ferlinu svo hönnun geti tekið tillit til þess, en annað efni er hægt að sníða, stytta og aðlaga að nýrri hönnun.

Efnisúttekt

Fyrsta skrefið er að taka stöðuna og gera úttekt á því efni sem til er. Ef vefurinn er færri en 100 síður - sem á líklega við um flesta íslenska vefi - er best að gera þetta handvirkt. Þá er veftréð í heild sett upp í töflureikni, síðu fyrir síðu.

Skoðaðu mælingar í Google Analytics á umferð fyrir hverja síðu, t.d. síðustu 6-12 mánuði. Ef um stærri vefi er að ræða er hægt að nota lausnir eins og Screaming Frog, SEMRush og Ahrefs. 

Hér eru ágætar leiðbeiningar um úttekt í GA, skref fyrir skref, frá Orbit Media.

Hvaða síður eru ekki að fá neina umferð?  

Ekki horfa aðeins á tölur, úreltar síður geta enn verið að draga inn umferð. Þú og eigandi efnis verða að fara yfir og staðfesta efni á hverri síðu, eða uppfæra það sem þarf að laga.

• Taktu út síður sem enginn eða sárafáir heimsækja - oft er að hægt að nýta hluta efnisins og sameina með öðru á nýjum síðum.
• Ef einhverjar síður hafa ekki skýran tilgang og skilgreindan markhóp eiga þær varla rétt á sér.

Farðu vel yfir efnið

Jafnvel þótt efnið sé gott og eigi ennþá erindi getur verið ástæða til að fara yfir það með tilliti til málfars og tóns vörumerkis.

Hefur tónn þinn breyst - eða gildi samfélagsins?

Yfirleitt er einnig hægt að stytta málsgreinar og setningar þannig að texti verði læsilegri og skannanlegri. Gestir vefsins vilja finna það sem þeir leita að í sem fæstum skrefum, með sem fæstum orðum.

Gæta þarf sérstaklega að fyrirsögnum, bæði hvað varðar skannanleika og árangur í leitarvélum. Sérfræðingar vefstofunnar geta gefið góð ráð varðandi það.

Einnig þarf að yfirfara og staðfesta allt myndefni, sem kann að vera úrelt og ekki í takti við stefnu eða ímynd starfseminnar. Yfirleitt þarf einnig að endurnýja leyfi fyrir notkun mynda, séu þær notaðar áfram.

• Fáðu samþykki hjá eigendum efnisins fyrir öllum breytingum, til dæmis vörustjórum eða yfirmönnum rekstrareininga.
• Gerðu ráð fyrir nýjum síðum og efnisvinnu ef í ljós kemur að efni vantar.

Vefverslanir

Ef vefverslun er gegnir lykilhlutverki á nýjum vef þarf að yfirfara vel og staðfesta vörulýsingar og myndefni.

Yfirleitt er efnið sótt í viðskiptakerfi sem eru tengd við veflausnina, en það gagnar lítið að tengja við kerfi ef efnið er óklárt, sem er því miður of algengt. Á meðan er vinnan stopp.

Mikilvægt er að vanda vörulýsingar, myndir sem texta. Þar sem um sjálfsafgreiðslu er að ræða þarf efnið að koma í stað sölumanns, bæði hvað varðar upplýsingar og sannfæringarkraft. 

Reglan er: Því flóknari og dýrari sem varan er, því vandaðra og meira sannfærandi þarf efnið að vera. Það er eitt að selja lagnaefni í metravís, annað að selja nýjan iPhone eða hótelherbergi í miðborg Parísar.

Gerðu ráð fyrir að notandinn vilji fá sem ítarlegastar upplýsingar um vöruna eða þjónustu á vefnum áður en hann hefur samband við sölumann, ef það á við. 

Nýtt efni - byrjaðu strax

Kannaðu snemma í ferlinu hvort endurskrifa þarf að miklu leyti eða búa til nýtt efni. Þeir sem þurfa að útvega efnið eru örugglega með fullt fangið sjálfir af verkefnum og því nauðsynlegt að þeir geti skipulagt vinnu sína í tíma. 

Fjallað er um vinnslu á nýju efni hér neðar.

Stundum eru aðstæður þannig að best er að byrja með hreinan striga. Það getur átt við ef starfsemin hefur gjörbreyst, til dæmis við sameiningar eða þegar nýtt skipulag og skipurit hefur verið innleitt.  

Þá getur verið best að líta ekki til fyrri vefs til að fá hugmyndir eða endurnýta efni.  Gamla veftréð vekur þá upp fleiri spurningar en það svarar.

Hvernig væri vefurinn skipulagður ef hann hefði verið hannaður frá grunni í dag? Hvernig liti vetréð út? Hvert væri efnið sett niður?

• Settu upp nýtt veftré sem er rökrétt miðað við starfsemina í dag. Þarna þurfa að koma að lykilhagsmunaaðilar í fyrirtækinu - vefstofan getur einnig gefið góð ráð og gert tillögu að veftré.
• Hver síða eða efnisflokkur á sína ábyrgðaraðila eða eigendur sem bera ábyrgð á því að útvega efnið. Virkjaðu þá strax. Þeir eru örugglega með fullt fangið sjálfir af verkefnum og því nauðsynlegt að þeir geti skipulagt vinnu sína.

Í hönnunarsprettum og prótótýpuvinnu með Vettvangi er eitt meginverkefnið einmitt að finna nýtt vefskipulag sem lýsir best starfseminni í dag og setja fram í viðmóti sem hámarkar notendupplifun.

Nokkrum lykilspurningum þarf að svara:

• Hver er ábyrgðaraðili eða eigandi viðkomandi efnis? Hefur hann verið virkjaður nægilega snemma?
• Hvaða tilgangi þjónar efnið? Hvaða spurningum svarar efnið og fyrir hvern?
• Eru þarfir helstu notenda settar í forgrunn?

Er efnið í samræmi við stefnu, markmið og rödd fyrirtækis þíns eða stofnunar?

Gott skipulag nauðsynlegt

Best er að geyma efni hverrar síðu í eigin skjali, t.d. í Word eða Google Docs, og geyma þær saman í möppu sem ber heiti yfirsíðunnar, ef við á, til dæmis “Um fyrirtækið” eða “Lausnir” o.s.frv.  Settu allt veftréð upp í töflureikni, síðu fyrir síðu.

Hér eru nokkur atriði til að hafa í huga þegar efni er skrifað fyrir nýja síðu:

1. Heiti síðu - hafðu mikilvæg leitarorð sem tengjast efninu í huga þegar þú gefur síðunni heiti. Hugsaðu fyrir því hvernig síðan muni birtast í leitarniðurstöðum. Gættu samræmi milli titils síðu og heiti vefslóðar.
2. Einföld útlína - byrjaðu með einfaldri útlínu eða punktum með lykilinntaki sem saman mynda rökrétt flæði.
3. Fyrirsagnir - hafðu fyrirsögn og/eða undirfyrirsögn við opnun síðu algjörlega lýsandi fyrir efni hennar. Notandi á að geta verið viss um strax hvort hann er kominn á réttan stað.
4. Kjarnyrt mál - notaðu stuttar málsgreinar þar sem fyrsta málsgreinin er mikilvægust. Stefndu að einni hugsun fyrir hverja málsgrein. 
5. Stuttar setningar og kunnugleg orð - markmiðið er alltaf að koma hugsun til skila á sem auðveldastan hátt. Notaðu helming þeirra orða sem þú myndir annars nota. 
6. Forðastu óljóst orðalag, tækniorð eða slangur - slepptu óþarfa lýsingar- og atviksorðum. Ef þú þarft að nota styttingar eða skammstafanir sem eru ekki almenns eðlis þarf að útskýra merkingar þeirra í upphafi máls.
7. Skannanleiki - mikilvægt að auðvelt sé að finna fljótt efnisatriði sem leitað er að. Safnaðu skyldu efni á sama stað og skildu á milli nýrrar umfjöllunar með lýsandi millifyrirsögnum og myndefni.

Upptalningu á atriðum er best að koma fyrir í punktum, líkt og gert er hér fyrir ofan - ekki hlaða í stórar málsgreinar.

Myndefni er mjög mikilvægt

Myndir eru ekki bara til að gera vefinn fallegri. Myndir og vídeó bæta árangur í leitarvélum auk þess sem efnið verður auðveldara að skanna í gegnum, sérstaklega ef myndefnið tengist textanum.

Ef starfsemin er myndræn í eðli sínu getur verið mikilvægt að hugsa hönnun vefsins og val á myndefni saman. Góðar myndir geta veitt hönnuðum innblástur og haft áhrif á stefnuna sem hönnunin tekur.

Hér hefur verið drepið á helstu atriði sem hafa þarf í huga þegar efni er undirbúið fyrir nýjan vef. Oftast er efni af eldri vef endurnýtt að hluta, en mikilvægt er að vanmeta ekki vinnu við yfirferð efnisins, bæði texta og myndefnis.

Virkjun helstu eigenda og hagsmunaaðila snemma í ferlinu er mikilvæg sem og vönduð verkefnastjórnun og skipulag.

Accessible Content Tips: 9 Ways to Make Your Content More Accessible | Orbit Media Studios

Everybody Writes: Your New and Improved Go-To Guide to Creating Ridiculously Good Content

Hans Júlíus Þórðarson

• Hvar á bloggið heima? Á vefnum, Medium eða Linkedin?
• 8 atriði til að laga á vefnum strax
• Nielsen: Bestu leiðir til að nota myndbönd á vefnum þínum
• 4 ástæður þess að textinn er jafn mikilvægur og hönnunin
• Efnismarkaðssetning 101: Óskaviðskiptavinir & kauppersónur